بسياري مواقع پيش آمده که ما براي ارائه يک انسان موفق و يا تحولات فردي و ... در دوره هاي کانون و يا ارائه يک مطلب آموزشي در محل کار يا دانشگاه مي‌بايست تمام Font هاي استفاده شده در يک فايل PowerPoint را همراه داشته باشيم و پيش از اجرا، Font ها در سيستم مورد نظر نصب کنيم. و شايد پيش آمده باشد که شما آهنگ‌هايي را که در يک فايل PowerPoint استفاده مي‌کنيد را همراه خود از سيستمي به سيستم ديگر ناچار باشيد که انتقال دهيد و يا شايد به اشتباه فايل‌هاي موسيقي را همراه فايل PowerPoint نبرده و به همين دليل ، موسيقي‌هاي پاورپوينت شما اجرا نشده باشد. در چنين لحظاتي احساس ناراحتي در انسان کمي تا قسمتي ابري جاري مي شود !
در اينجا راهکاري را ارائه مي‌دهيم که ديگر نيازي به انتقال Fontها و يا موسيقي نداشته باشيد و بتوانيد تمام محتويات PowerPoint را در يک فايل بدون همراه داشتن موسيقي و يا فونت در هر سيستمي که مي‌خواهيد، اجرا کنيد.

◄   ذخيره کردن Font در محيطهاي powerpoint , word (نحوه Embed نمودن فونتها)
براي اين کار پس از تهيه فايل مورد نظر خود و پيش از ذخيره کردن(SAVE)، روي Office Button کليک کرده و از منوي باز شده Options را انتخاب مي کنيم.
 

در صفحه Options همانند شکل زير تيتر Save را انتخاب مي‌کنيم. در آخرين بخشِ زير صفحه‌ي Save گزينه Embed font in the file که به طور پيش‌فرض غيرفعال است را فعال مي‌کنيم.

با اين کار Fontهاي به کار رفته در PowerPoint يا WORD همراه با فايل شما ذخيره مي‌شود و نيازي به اينکه در کامپيوترهاي ديگر فونتهاي شما وجود داشته باشد و يا نه ، نيست و حتي اين امکان را به شما مي‌دهد که در هر سيستم ديگر که اين فايل را باز کنيد بتوانيد آن را ويرايش کنيد و اين شيوه، مزيت بزرگ اين روش نسبت به روش PDF کردن فايل‌ها است که شما مي‌توانيد از آن براي فايل‌هاي PowerPoint و Word استفاده نمائيد.

◄   ذخيره کردن و همراه نمودن موسيقي در فايل PowerPoint
براي ذخيره کردن موسيقي در فايل PowerPoint لازم است که شما چند مرحله را به ترتيب و پشت سرهم انجام دهيد تا نتيجه مطلوب را ببينيد.
پس از اينکه فايل شما به طور کامل ساخته شد و مي‌خواهيد روي فايلتان موسيقي بگذاريد، پس از انتخاب موسيقي‌هاي دلخواهۀ، دقت نماييد که فرمت آنها از نوع wav باشد . اگر فرمت آنها wav نبود، مي توانيد توسط يک نرم افزار Convertor يا تبديلگر مثل JetAudio به فرمتWAV تبديل مي‌کنيد. دقت کنيد که فرمت موسيقي شما بايد حتما فرمت WAV باشد .
پس از تبديل فايل موسيقي دوباره به محيط برنامه PowerPoint رفته و به شيوه‌اي که در قسمت قبلي(روش همراه نمودن فونتها) گفته شد صفحه Options را باز مي‌کنيم. در اين صفحه رويAdvance گزينه کليک مي‌کنيم.
به انتهاي صفحه يعني بخش Save مي‌رويم. نرم افزار PowerPoint به طور پيش فرض هميشه 100 کيلو بايت موسيقي را همراه خود Save مي‌کند اما براي اينکه فايل موسيقي با حجم بالاتر همراه با فايل شما ذخيره شود لازم است که شما حجم فايل موسيقي مورد استفاده‌تان را به کيلوبايت در اين بخش وارد کنيد.
 

براي سهولت در اين کار مي توانيد هميشه عدد اين قسمت را 50000 وارد کنيد( يعني 50 مگابايت) . در ضمن حداکثر حجمي را که مي توان با فايل پاورپونيت همراه نمود همين 50 مگابايت است . يعني مجموع موسيقي هاي شما بايد کمتر از اين مقدار باشد . ( در صورت نياز براي کاهش حجم مي توانيد در هنگام تبديل فرمت موسيقي با نرم افزار jetaudio کيفيت آنرا کاهش دهيد تا حجم فايل پايين بيايد)

پس از افزايش حجم ذخيره‌سازي به برگه(تب) Insert در محيط نرم افزار PowerPoint رفته و در آنجا مطابق شکل از قسمت Sound from file موسيقي مورد نظر را انتخاب مي‌کنيم.
 

نکته مهم: در اين قسمت قبل از انتخاب موسيقي مورد نظر ، حتما حتما توجه کنيد که از منوي Sound files نوع Wav را در ابتدا انتخاب کنيد و سپس موسيقي مورد نظر را يافته و روي آن کليک کنيد . چون در غير اين صورت حتي اگر موسيقي با فرمت Wav را انتخاب کرده باشيد بازهم اجرا نمي‌شود.
 

در آخرين تصوير بالا(شماره 4) شما بايد يکي از 2 گزينه اتوماتيک و يا دستي را انتخاب نماييد . براي مواردي که تمايل داريد موسيقي شما به صورت اتوماتيک پخش شود ، گزينه اول را کليک نماييد . بعد از آن علامت بلندگو در روي صفحه اسلايد شما در محيط پاورپوينت نمايش داده مي شود و شما با اين کار در حقيقت موسيقي دلخواه خود را در داخل فايل مورد نظرتان ذخيره و همراه(embed) نموده ايد .
براي کسب اطمينان از ذخيره شدن موسيقي در درون فايل و همچنين انجام تنظيمات نهايي روي موسيقي و اعمال افکتهاي متفاوت و دلحواه روي آن مي توانيد مراحل زير را انجام دهيد : 1- با استفاده از برگه(تب) animations گزينه custom animation را انتخاب نماييد.(شکل 1 زير) 2- بعد از باز شدن پنجره مربوطه در سمت راست محيط نرم افزار پاورپوينت ، مطابق شکل زير(شکل 2) روي علامت افکت مربوط به صداي موسيقي دوبار کليک نماييد تا پنجره تنظميات آن باز گردد .
 

-در پنجره تنظيمات افکتها ، سه برگه وجود دارد که مي توانيد بر اساس آنها تنظيمات دقيقي روي نحوه پخش موسيقي تان انجام دهيد . برگه اول(مطابق شکل 3 زير) مربوط به نحوه شروع و پايان پخش موسيقي است . اگر تمايل داريد که پخش موسيقي همزمان با نمايش آن اسلايدي که دلخواهتان است شروع شود بايد گزينه اول را به همان حالت ديفالت آن تيک بزنيد . اگر تمايل داريد موسيقي تا انتهاي اين اسلايد پخش شود ، گزينه after curent slide و اگر قصد داريد موسيقي شما تا چند اسلايد ديگر نيز همچنان پخش شود ، گزينه After را انتخاب و شماره اسلايد مورد نظر را در آنجا درج نماييد .
 

بعد از اين برگه ، به سراق برگه دوم(timing) رفته و در گزينه اول(start) مي توانيد نحوه شروع پخش موسيقي را نتظيم نماييد که ايا با کليک نمودن کاربر پخش شود و يا همزمان با عمليات قبلي افکتها و يا بر اساس تايمر زماني ! در گزينه دوم (delay) مدت زمان تاخير قبل از شروع پخش موسيقي را مي توانيد مشخص نماييد و در گزينه سوم مطابق شکل زير (repeat) مي توانيد ميزان تکرار موسيقي را مشخص نماييد که 2 و يا چند بار باشد . (مخصوص زمانهايي که قرار است يک موسيقي در مدت زمان طولاني در طول نمايش اسلايدهاي پخش شود)
 

بعد از ان برگه سوم(setting) را انتخاب نموده و توسط گزينه اول ميزان بلندي صداي موسيقي را مشخص نماييد . در صورتي که تمايل داريد عکس علامت موسيقي(بلندگو) در صفحه اسلايد در هنگام پخش، نمايش داده نشود ، از گزينه دوم استفاده نماييد . ( شکل زير) - در آخرين قسمت اين برگه(گزينه سوم) شما مي توانيد صحت و درسي ذخيره شدن فايل موسيقي در فايل پاورپوينت را مشاهده نماييد . اگر جمله contained in presention مشاهده شود نحوه اضافه نمودن موسيقي در درون فايل اسلايدهاي شما صحيح است . در ضمن در همين قسمت مدت زمان فايل موسيقي قابل مشاهده است
 

حالا PowerPoint ما براي ذخيره سازي نهايي آماده است. با اين کار، شما از همراه داشتن هر نوع Font و يا موسيقي همراه با PowerPoint بي‌نياز مي‌شويد.

در هنگام ذخيره اگر نوع powerpoint show را انتخاب نماييد ، فايل بعد از ذخيره شدن ، در هنگام اجرا نيازي به محيط نرم افزار powerpoint نخواهد داشت و مستقيما با کليک روي فايل امکان پخش و نمايش محتويات فايلي که ساخته ايد وجود دارد . از اين گزينه براي مواردي استفاده مي شود که سازنده قصد انتقال و ارسال آن را به دوستانش از طريق ايميل و يا براي دانلود روي سايت قرار مي دهد . تا فايل به راحتي اجرا شود و امکان ويرايش هم نداشته باشد تا در محتويات آن دستکاري نشود !

اميدواريم که اين روش را در ساختن پروژه هاي عالي استفاده کنيم. و همچنين با يادگيري اين روش بتوانيم فايل‌هاي زيبايي از PowerPoint را براي نمايش در مهماني‌ها و يا ارائه کردن در سايت کيمياگري و جلسات همگام با تعالي ساخته و نمايش دهيم .